Veranstalter ist der Verein Fotofestival Mannheim-Ludwigshafen-Heidelberg e.V. Die drei beteiligten Städte Mannheim, Ludwigshafen und Heidelberg sind im Vorstand vertreten. Kuratiert wird das Festival alle zwei Jahre von international profilierten Gastkuratoren, die von einem hochkarätig besetzten Fachkomitee nominiert werden. Gemeinsam mit einem großen Netzwerk an Partnern, Sponsoren und Förderern kann das Fotofestival sein künstlerisches Programm realisieren.
Das Fotofestival zählt zu den 15 Top-Festivals der Region und ist Deutschlands größtes kuratiertes Fotofestival. In direkter Nachfolge der Hertener Fototage, die 2005 von der Ruhr an Rhein und Neckar umgezogen sind, hat es sich seit seinem Neubeginn in der Metropolregion als eine viel beachtete, internationale Fotobiennale etabliert.

Das Fotofestival stellt aktuelle zeitgenössische Tendenzen der Fotografie wie auch richtungsweisende Positionen der Fotogeschichte durch herausragende Ausstellungen und begleitende Veranstaltungen zur Diskussion. Die Kuratoren entwickeln ein übergreifendes Ausstellungskonzept, dessen Teilaspekte in allen teilnehmenden Institutionen der drei Städte präsentiert werden.

Das Fotofestival findet im Südwesten Deutschlands in den drei Städten Mannheim, Ludwigshafen und Heidelberg statt. Hier sind die größten Ausstellungshäuser der Region beteiligt: die Kunsthalle Mannheim, der Raum für Fotografie ZEPHYR der Reiss-Engelhorn-Museen in Mannheim, der Port25 - Raum für Gegenwartskunst, das Wilhelm-Hack-Museum in Ludwigshafen, die Kunstvereine Ludwigshafen und Heidelberg und die Heidelberger Sammlung Prinzhorn. Das Fotofestival Mannheim-Ludwigshafen-Heidelberg verbindet die drei Städte und ihre Kulturinstitutionen in einem städteübergreifenden Dialog miteinander.
Als Festival mit internationalem Anspruch entstehen zudem Kooperationen mit Institutionen im europäischen Ausland oder weiteren Stationen in Deutschland: La Chambre in Straßburg, Fotogalleriet in Oslo, das Grimmuseum in Berlin.